Actualmente, en Ecuador se está promoviendo el regreso progresivo a la presencialidad.
En este contexto, si bien la idea no es retornar a los procesos antes de la pandemia, se puede aprovechar la oportunidad para ajustar estos procesos considerando aquellas prácticas acertadas que fueron usadas en su organización durante las épocas más estrictas del distanciamiento social. Así, buscar optimizarlos, simplificando los trámites sin perder el control de la gestión, las sinergias y rapidez ganadas; para ello considerar:
- Identificar los procesos críticos para focalizar los esfuerzos.
- Identificar procesos que requieren documentación física (por temas legales, o de cumplimiento, por ejemplo) para gestionarlos adecuadamente.
- Identificar los cambios que se introdujeron en sus procesos y que generaron mejoras en el desempeño (operativo inicialmente), estos forman parte de las mejores prácticas de su organización.
- Desarrollar procedimientos, por escrito con diagramas o infografías, sencillos y prácticos para mantener informado al personal de cómo proceder en los procesos críticos (principalmente) y ante aquellos cambios relevantes, es mejor que continuas charlas o correos. “Un procedimiento dice más que mil palabras”.
- Identificar todos los involucrados en los procesos y cambios críticos para mantenerlos informados con los procedimientos elaborados. Emplear su retroalimentación para mejorarlos.
- Evaluar los volúmenes de información que manejan los procesos críticos y la posibilidad de usar workflow de flujos de trabajo, seguimiento y aprobación (con el apoyo de tecnologías de información) para procesos con los mayores volúmenes que puedan manejar sus documentos en forma digital.
